Tujuan, Jenis laporan, fungsi dan sistematika penyusunan laporan

Tujuan, Jenis laporan, fungsi dan sistematika penyusunan laporan. 
Menurut pengertian umum, laporan adalah suatu dokumen sebagai hasil rangkaian kegiatan mencari dan menyajikan informasi mengenai suatu hal tertentu.Rangkaian kegiatan yang terlibat dalam mencari keterangan  dapat berupa :
  1. Pengamatan.
  2. Penyelidikan.
  3. Studi.

Secara terperinci laporan pada pokoknya mempunya berbagai peranan sebagai berikut :
  1. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan, dapat memberikan gambaran menyeluruh mengenai perkembangan organisasi.
  2. Bagi pelaksanaan sesuatu tugas dalam organisasi , dapat menunjukan sesuatu yang perlu di sempurnakan.
  3. Bagi pimpinan dapat menyediakan data untuk pembuatan keputusan.
  4. Bagi petugas organisasi dapat menjadi sarana untuk menyampaikan kesimpulan penting.

Laporan merupakan suatu dokumen yang menyajiakn keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada suatu pimpinan organisasi. Ciri-ciri yang membedakan laporan dan naskah tulisan lainnya adalah :
  1. Mengandung semua fakta yang bertalian.
  2. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang di buat berdasarkan fakta-fakta yang di ungkapkan.
  3. Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri.
  4. Mengandung gaya tulis yang serasi.
  5. Menampilkan tatawajah yang penuh kesungguhan.

Laporan yang baik hendaknya memenuhi syarat-syarat sebagai berikut :
  1. Kecermatan
  2. Ketepatan waktu.
  3. Kemadaian
  4. Kesederhanaan
  5. Kejelasan.

Suatu hal yang umum yang harus ada pada suatu naskah tertulis adalah judul. Judul adalah frasa/kalimat yang dijadikan kepala suatu naskah sebagai namanya untuk menjadi petunjuk bagi pembaca naskah itu. Setiap laporan yang di buat harus mempunyai tujuan tertentu , yaitu kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi dengan kesimpulan mengenai suatu hal tertentu dalam suatu hal. Sebuah asas yang di kemukakan untuk penulisan laporan ialah relevansi dalam pengertian bahwa suatu laporan harus di hentikan bilamana tidak lagi mencapai tujuan yang di tentukan.

Berikut adalah contoh kerangka laporan:

Judul : LAPORAN TENTANG RENCANA PERLUASAN GUDANG UNTUK MENAMPUNG PENINGKATAN USAHA DALAM TAHUN DAPAN.

  1. Pengantar.
Dalam bagian ini diuraikan misalnya :
    1. Perluasan aktifitas produksi yang akan dilakukan tahun depan.
    2. Masalah kekurangan gudang yang akan ddihadapi.
    3. Tujuan perluasan gudang.
    4. Kerangka acuan pimpinan perusahaan.
    5. Tata langkah penyusunan laporan.
  1. Ringkasan.
Dalam bagian ini disimpulkan bagaimana masalah kekurangan tempat penyimpanan barang di atasnya dan rekomendasi secara singkat mengebai pembelian tanah dan pembangunan gedung.
  1. Batang tubuh
Pada batang tubuh laporan ini disajikan secara logis dan sistimatis semua butir informasi yang dibagi dalam paragraph-paragrap, misalnya sebagi berikut :
1.    Lokasi tanah yang dipilih dan berbagai alasan pertimbangan sesuai dengan kerangka acuan yakni :
a.    Alam jarak 2 km dari stasiun kereta api barang.
b.    Letak strategis yang dapat di capai dari 3 arah.
c.    Dua lipat lebih dari gudang yang telah di miliki.
d.    Rencana kasar gudang baru yang dapat dibangun
e.    Pengeluaran jumlah perkiraan biaya yang dalam batas dana yang tersedia
f.     Berbagai kemingkinan manfaat lainnya yang dapat diperoleh

2.    perincian harga tanah dan biaya bangunan
3.    tata cara pemindahan hak tanah dari para pemiliknya kepada perusahaan
4.    rencana tata kota, perijinan bangunan, dan ketentuan peraturan lainnya yang ada
5.    satu dua kesulitan yang masih perlu diatasi (misalnya masalah selokan untuk pembuangan air di musim hujan atau penyambungan pipa air leding)

  1. Penutup
Dalam bagian ini diajukan secara lengkap yang terperinci seluruh kesimpulan dan saran tentang misalnya prosedur pembelian tanah, rencana pembangunan gedung, jadwal penyelesaian, petugas yang baru menangani, dan keputusan/tindakan lainnya yang harus diambil oleh pimpinan organisasi.

  1. Lampiran
Semua fotokopi dokumen yang bertalian dengan kesimpulan dan saran perlu dilampirkan.
Incoming search term:
  • 0 Response to "Tujuan, Jenis laporan, fungsi dan sistematika penyusunan laporan"

    Post a Comment